บทที่ 2

หน่วยที่2

แผนผังความคิด

โปรแกรมนำเสนอข้อมูล

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล                                                     

ความสำคัญของการนำเสนอข้อมูล

วัตถุประสงค์ในการนำเสนอข้อมูล

หลักการออกแบบการนำเสนอข้อมูล

การใช้มัลติมีเดีย

การเตรียมงานก่อนการนำเสนอ

โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล            

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

     การนำเสนอข้อมูล (Presentation) หมายถึงการสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้รับการนำเสนอข้อมูล โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จ ตาม จุดมุ่งหมายของการนำเสนอ           

ความสำคัญของการนำเสนอข้อมูล

     ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐและเอกชนทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความคิดเห็น เสนอขออนุมัติหรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่าง ๆ ผู้มี่หน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอเพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่าง ๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตนหรือขององค์กรและหน่วยต่าง ๆ กล่าวโดยสรุปการนำเสนอมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานทุกประเภทเพราะช่วยในการตัดสินในการดำเนินงานใช้ในการพัฒนางาน         

           วัตถุประสงค์ในการนำเสนอข้อมูล

1.         1. ให้รับรู้การนำเสนอข้อมูลรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ เช่น ในการประชุมคณะกรรมการต่างๆ ประธานในที่ประชุมจะต้องชี้แจงวาระการ ประชุมให้ที่ประชุมรับทราบ

2.         2. เพื่อให้รับทราบการนำเสนอข้อมูลพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะ

กรรการฝ่ายต่าง ๆ จะชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมรับทราบ เพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัยหรือลงมติที่ประชุม

3.         3. เพื่อให้ผู้รับการนำเสนอข้อมูลได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ  เช่น ในการฝึกอบรมหรือการสัมมนา วิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญจะต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นความรู้ปละข้อเท็จจริงต่าง ๆ ให้แก้ผู้เข้าฝึกอบรมหรือใช้สรุปผลการดำเนินการต่าง ๆ  เพท่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการหรือผู้บังคับบัญชาที่เดินทางมาตรวจเยี่ยมได้รับทราบ

4.         4.  เพื่อเผยแพร่และประชาสัมพันธ์กิจกรรมของหน่วยงานหรือองค์กรให้บุคคลทั่วไปได้รับทราบ

หลักการออกแบบการนำเสนอข้อมูล

     ในการนำเสนอหรือบรรยายแต่ละครั้งผู้บรรยายหรือผู้นำเสนอจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใส่ใจกับวิธีการนำเสนอภายใต้ข้อจำกัด รวมทั้งหาแนวทางที่จะช่วยให้ผู้ฟังรับรู้ในสิ่งที่พูด ฉะนั้น การเข้าใจหลักการออกแบบและการใช้โปรแกรมนำเสนอ เพื่อการนำเสนออย่างมีคุณภาพ จึงเป็นทักษะพื้นฐานที่จำเป็นซึ่งมีหลักการออกแบบและการโปรแกรมนำเสนอ ดังนี้

1.               การใส่เนื้อหาหรือภาพที่สำคัญ ไม่ควรใส่ไว้ติดขอบหน้าจอเกินไปควรเผื่อริมขอบจอไว้เล็กน้อย

2.               การจัดเรียงลำดับเนื้อหา

2.1         จัดทำตามลำดับของเนื้อหาหรือการบรรยายไม่สลับไปสลับมา

2.2         เริ่มแรกด้วยการแสดงชื่อเรื่อง พร้อมชื่อของผู้นำเสนอ

2.3         เนื้อหาถัดไปควรแสดงวัตถุประสงค์หรือประโยชน์ที่จะได้รับจากการนำเสนอ

2.4         ต่อการควรเป็นเนื้อหาที่แสดงหัวข้อในการนำเสนอ

2.5         จากนั้นเป็นเนื้อหาที่เป็นส่วนของเนื้อหาที่เรียงลำดับตามหัวข้อที่กำหนด

2.6         เพื่อป้องกันการสับสน ควรใส่หัวข้อเรื่องทุกเนื้อหา และใส่เลขหมายลำดับเพื่อช่วยให้ผู้ฟังอ้างอิงได้

1.         3. การใช้ขนาดและสีของตัวอักษรและพื้นหลัง ควรเลือกใช้รูปแบบตัวอักษรที่เป็นมาตรฐานอ่านได้ง่ายและมีขนาดใหญ่ต่อการมองเห็นในระยะไกล ไม่เล็กจนเกินไป รวมทั้งเลือกสีพื้นหลังและสีตัวอักษรที่ตัดกันเพื่อให้ช่วยอานข้อความได้ง่ายหรือพื้นหลังไม่มีลวดลายมากเกินไปจนทำให้ลายตาหลักการออกแบบ รูปแบบ ขนาดตัวอักษรและสีที่เหมาะสมดังนี้

3.1         เลือกการใช้รูปแบบตัวอักษรที่มีหัวเพื่อให้อ่านง่ายและไม่ควรใช้อักษรเกิน  2  แบบ

3.2         ควรใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่เพื่อให้มองเห็นได้ง่าย โดยส่วนของเนื้อหาภาษาไทยควรใช้ประมาณ พอยต์ (Point) สำหรับส่วนของหัวเรื่องควรใช้ประมาณ 54-60 พอยต์ (Point)

3.3         ควรใช้ตัวหนาหรือตัวขีดเส้นใต้ในการเน้นข้อความหรือจะใส่เงาให้ตัวอักษรเงาควรเข้มกว่าสีพื้น

3.4         ไม่ควรใช้ตัวภาษาอังกฤษแบบตัวหนาทั้งหมด เพราะจะอ่านได้ยาก ยกเว้นคำสั้น ๆ ที่เป็นหัวข้อหรือต้องการเน้น

3.5         ใช้พื้นหลังที่สีตัดกับตัวอักษร เช่น พื้นมืดตัวอักษรสว่างหรือตัวอักษรสว่างพื้นมืด

3.6         ควรใช้พื้นหลังสีเข้มกับห้องที่มีผู้ฟังนั่งไม่เกิน 20 ฟุตหากไกลกว่านั้นให้ใช้สีสว่าง

3.7         หลีกเลี่ยงพื้นหลังที่ยากต่อการอ่าน เช่น เป็นภาพ มีลวดลาย หรือมีสีเหมือนกับตัวอักษร

3.8         ควรใช้รูปแบบตัวอักษร ขนาด รวมทั้งสีตัวอักษรและพื้นหลังแบบเดียวกันตลอดทุกสไลด์

1.       4. ควรจะบรรจุข้อความที่เป็นใจความสำคัญ ซึ่งสั้นและกะทัดรัด

2.         5. ควรจะแสดงหนึ่งประเด็นในแต่ละครั้ง เช่น หนึ่งหน้ามีหนึ่งประเด็น แต่หากต้องการบรรจุไว้หลายประเด็นในหนึ่งหน้า ควรแสดงผลที่ละประเด็น เพื่อให้ผู้ฟังคงความสนใจกับสิ่งที่ผู้นำสเนอกำลังพูด

1.         6. ไม่ควรใช้การแสดงผลพิเศษ (Effect) ที่มากเกินไป เพราะจะทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือและน่ารำคาญ

การใช้มัลติมีเดีย

     สื่อมัลติมีเดีย (MULTIMEDIA) คือ การใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกับโปรแกรมซอฟแวร์ในการสื่อสารความหมายโดยการผสมผสานสื่อหลายชนเช่น  ข้อความ  กราฟิก  (GARPHIC)  ภาพเคลื่อนไหว  (ANIMATION)  เสียง  (SOUND)  และวีดีโอ (VIDOE)  เป็นต้น  สื่อต่างๆ ที่นำมารวมไว้ในสื่อมัลติมีเดีย จะช่วยให้เกิดความหลากหลายในการใช้คอมพิวเตอร์อันเป็นเทคโนโลยีในแนวทางใหม่ ที่ทำให้การใช้คอมพิวเตอร์น่าสนใจและเร้าความสนใจ เพิ่มความสนุกสนานในการเรียนรู้มากยิ่งขึ้น

การเตรียมงานก่อนการนำเสนอ

การเขียนสตอรี่บอร์ดเป็นขั้นตอนของการเตรียมการนำเสนอข้อความ ภาพ รวมทั้งสื่อในรูปแบบมัลติมีเดียต่าง ๆ ลงในกระดาษ เพื่อให้การนำเสนอข้อความและสื่อในรูปแบบต่าง ๆ เหล่านี้เป็นไปอย่างเหมาะสมบนหน้าจอคอมพิวเตร์ต่อไป ขณะที่ผังงานนำเสนอลำดับและขั้นตอนของการตัดสินใจ สตอรี่บอร์ดนำเสนอเนื้อหาและลักษณะของการนำเสนอ ขั้นตอนการสร้างสตอรี่บอร์ดรวมไปถึงการเขียนสคริปต์(ซึ่งสคริปต์ในที่นี้ คือ เนื้อหา) ที่ผู้ใช้จะได้เห็นบนหน้าจอ ซึ่งได้แก่ เนื้อหา ข้อมูล คำถาม ผลป้อนกลับ คำแนะนำ คำชี้แจง ข้อความเรียกความสนใจ ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหว ฯลฯ

·         Storyboard คือ การสร้างให้เห็นลำดับขั้นตอนเนื้อเรื่องที่ต้องการ โดยเฉพาะการสร้างภาพเคลื่อนไหว

·         รายละเอียดที่ควรมีใน Storyboard ได้แก่ คำอธิบายแต่ละซื่อที่ใช้ (ข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เสียง วีดีโอ )

ตัวอย่างแบบฟอร์มการจัดทำ Storyboard

วัตถุประสงค์ในการนำเสนอข้อมูล

     โปรแกรมที่ใช้ในการสร้างงานนำเสนอข้อมูลหรือแสดงผลงานของสถาบัน มหาวิทยาลัย คณะฯ หน่วยงาน บริษัท โปรโมทสินค้า  แนะนำสินค้า ประชุม สัมมนา  บรรยายทางวิชาการ และอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งแต่ละโปรแกรมเหมาะกับงานแต่ละแบบ ยกตัวอย่างเช่น
1.       Microsoft PowerPoint เหมาะสำหรับ Computer Presentation ที่ใช้ง่ายที่สุด
2.       Director เหมาะสำหรับ Multimedia Computer Presentation ที่ดีที่สุด ใช้งานยากกว่า PowerPoint แต่เหมาะสำหรับจัดทำสื่อการเรียนการสอน
3.       Authorware เหมาะสำหรับ Multimedia ที่มีบททดสอบและการโต้ตอบที่ดีที่สุด ใช้งานยากกว่า PowerPoint แต่ง่ายกว่า Director เหมาะสำหรับ นิสิต นักศึกษา ครู อาจารย์
4.       Adobe Flash  เหมาะสำหรับ Multimedia CAI Game และอื่น ๆ อีกมากมาย เสถียรภาพสูง สามารถบันทึกเป็นไฟล์ .exe และ .swf ได้
5.       Swish max, Swish 3D เป็นโปรแกรมที่ดีมากในการนำเสนอผลงาน Special Effect เกี่ยวกับภาพและตัวหนังสือ แล้ว Export เป็น .swf  นำไปใช้งานได้เป็นอย่างดี
6.       Tool Book เป็นโปรแกรมที่ดี แต่การใช้ยากเกินไป ถึงแม้ว่ามีเครื่องมีที่สามารถตอบสนองความต้องการสำหรับงานนำเสนอได้ดีก็ตาม
7.       Ulead video Studio  เป็นโปรแกรมในการนำเสนออีกฉปรแกรมหนึ่งเหมาะสำหรับงานประชาสัมพันธ์หรืองานมงคลต่าง ๆ
           แต่ในเนื้อหาบทเล่มนี้ จะเป็นโปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูล 2 โปรแกรม คือ โปรแกรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเป้นโปรแกรมที่ใช้ง่ายและนิยมใช้งานมากที่สุดและโปรแกรม Adobe Flash  ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ยากกว่า Microsoft PowerPoint แต่สามารถที่จะพัฒนาการนำเสนอให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้