บทที่ 6

      

เมื่อดำเนินการจัดทำข้อมูลการนำเสนอเสร็จเรียบร้อยแล้ว โปรแกรม Microsoft PowerPoint มีวิธีการนำเสนอ 3 วิธีด้วยกัน คือ     วิธีที่ 1 การใช้ฟังก์ชัน F5 ซึ่งจะเป็นการแสดงข้อมูลตั้งแต่สไลด์แรก     วิธีที่ 2 การใช้เครื่องมือ Slide Show ซึ่งจะเป็นการแสดงเริ่มต้นตรงสไลด์ที่เปิดหรือทำงานอยู่     วิธีที่ 3 การใช้เครื่องมือของแท็บ SLIDE SHOW โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้ คลิกที่แท็บ SLIDE SHOW คลิกที่เครื่องมือที่ต้องการในกลุ่ม Start  Slide Show

    From Beginning คือ แสดงตั้งแต่เริ่มต้นหรือสไลด์แรก (หรือกดแป้น F5)

    From Current Slide คือ เริ่มแสดงตั้งแต่สไลด์ปัจจุบันหรือที่เปิดอยู่

    Present Online คือ แสดงเหมือนกับอยู่ในหน้าบราวเซอร์ (Browser)

    Custom Slide Show คือ การกำหนดเฉพาะสไลด์ที่ต้องการแสดงเอง โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

    5.คลิกที่ชื่อสไลด์ที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม Add สไลด์ที่ต้องการจะย้ายไปอยู่ด้านขวามือจนครบเสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่ม OK

    6.จะปรากฏกรอบรายชื่อ Custom Show 1 ให้คลิกที่ปุ่ม show เพื่อดูงานนำเสนอที่ได้กำหนดไว้

    ในการนำเสนอ นอกจากจะใช้วิธีปกติคือ กด Enter หรือใช้รีโมทคลิกให้ผ่านไปทีละสไลด์ ยังสามารถที่จะตั้งเวลาในการนำเสนอได้ ส่วนใหญ่จะใช้ในการประชาสัมพันธ์ เปิดเครื่องไว้ให้ผู้ที่เดินผ่านไปมาดูโดยที่ไม่ต้องเสียเวลาคลิก ทั้งรี้ ยังสามารถที่จะชมได้ตลอดเวลาโดยที่ไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง วิธีการที่จะตั้งค่าเวลาในการนำเสนอ มีวิธีปฏิบัติดังนี้

    1.คลิกที่รูปเครื่องมือRecord Slide Show ของแท็บชื่อ SLIDE SHOW เพื่อทำการบันทึกเวลาก่อน

    3.จะปรากฏกรอบ Record Slide Show ให้คลิกที่ปุ่ม Start Recording

    4.คลิกเพื่อให้ผ่านทีละขั้นตอนของการนำเสนอ และทีละสไลด์เวลาจะเริ่มเดินโดยเวลาแรกจะเป็นเวลาของแต่ละสไลด์ ส่วนเวลาที่สองจะเป็นเวลารวมของทุกๆสไลด์

    5.เมื่อเริ่มสไลด์ใหม่ เวลาจะเริ่มต้นใหม่จนกว่าจะเสร็จสิ้นพร้อมทั้งมีเวลารวมทุกสไลด์ด้วย

    6.เมื่อเสร็จครบทุกสไลด์แล้ว จะกลับมาที่หน้าจอปกติ

    7.ให้คลิกที่แท็บ VIEW (มุมมอง) แล้วคลิกที่เครื่องมือ Slide Sorter

    8.จะปรากฏแผ่นสไลด์เรียงลำดับทั้งหมด และให้สังเกตบริเวณด้านล่างขวามือของแต่ละสไลด์ จะปรากฏเวลาที่ได้ตั้งไว้

    9.เมื่อต้องการนำเสนอแบบใช้เงลาที่ได้กำหนดไว้ ให้คลิกที่ Use Timings ของแท็บ SLIDE SHOW 

    11.จะปรากฏกรอบดังนี้

    12.สามาถรกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมได้ดังนี้

        กำหนดวิธีการนำเสนอ

    การซ่อนสไลด์

    บางครั้งการนำเสนอข้อมูลจะต้องสอดคล้องกับเวลา ถ้าเวลาไม่เพียงพอหรือเนื้อหาบางเรื่องไม่เหมาะสมกับหัวข้อที่บรรยาย จึงจำเป็นต้องตัดสไลด์บางสไลด์ออก แต่การลบจะทำให้ข้อมูลหายไป ไม่สามารถที่จะนำมาใช้ได้อย่างง่าย จึงต้องทำการซ่อนสไลด์ไว้ชั่วคราวก่อน  โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

    1.คลิกที่เครื่องมือ Slide Sorter ของแท็บVIEW

    2.คลิกที่สไลด์ที่ต้องการ

    3.คลิกที่รูปเครื่องมือ Hide Slide ของแท็บ SLIDE SHOW

    4.จะปรากฏเครื่องหมาย\บริเวณเลขลำดับสไลด์

    แต่ถ้าการยกเลิกการซ่อน ให้คลิกที่สไลด์ที่ทำการซ่อนไว้ แล้วคลิกที่เครื่องมือ Hide Slide อีกครั้ง

    ในการนำเสนอบางครั้งต้องมีเอกสารเพื่อใช้ประกอบในการบรรยาย จึงต้องทำการพิมพ์เอกสารผลงานการนำเสนอเพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงหรือประกอบการบรรยาย โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

1. คลิกที่แท็บFILE (แฟ้ม)
   
2. คลิกที่ Print (พิมพ์)
   
3. จะปรากฏกรอบ  Print ดังนี้

    Slide คือ สไลด์ที่ต้องการพิมพ์ เช่น 1,5,8-10

    Full Page Slides คือ พิมพ์หนึ่งสไลด์ต่อหนึ่งหน้าหรือจำนวนสไลด์ต่อหน้าตามที่ต้องการ

    ในกรณีที่ต้องการกำหนดหัวและท้ายสไลด์ให้กำหนดที่ Edit Header & Footer

    จะปรากฏกรอบให้กำหนดรายละเอียด ในส่วนของวันเดือนปี Date and time หมายเลขสไลด์ Slide number และข้อความตามที่ต้องการในส่วนของ Footer เสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่ม Apply to All ซึ่งรายละเอียดที่กำหนดจะปรากฏอยู่ทุกๆสไลด์

    เมื่อกำหนดรายละเอียดที่ต้องการแล้ว ให่คลิกที่รูป Print เพื่อดำเนินการพิมพ์